Алгоритм работы всех структурных подразделений ООО «СиэНПи Рус»

Алгоритм, последовательность действий Дилерской организации с момента заказа согласованного ранее объема оборудования в ООО «СиэНПи Рус» до его отгрузки

Уважаемые Дилеры и Партнеры!

Настоящий документ регламентирует основные правила работы всех структурных подразделений ООО «СиэНПи Рус» и нацелен на ускорение взаимодействия между нами.

Надеемся, что наше сотрудничество станет еще более плодотворным!

Содержание:

Получение дилерства
Предпродажная работа
Инструменты для самостоятельной работы
Выставление счета
Оплата счета
Резервирование оборудования и сроки поставки
Условия предоставления сопроводительной тех.документации с грузом
Отгрузка из г. Челябинск
Отгрузка из Есипово
Отгрузка из г. Екатеринбург
Документооборот
Приемка товара
Ответственность по транспортным перевозкам
Сервисная служба

1. Получение дилерства

Мы являемся официальным представителем Nanfang Pump Industry Co., Ltd. В России. Для получения дилерского сертификата необходимо обратиться к региональному представителю по Вашему федеральному округу, прежде ознакомиться с Дилерской политикой.

Если Вы проектная организация или конечный потребитель, просьба выбрать дилера по Вашему федеральному округу и обратиться к ним напрямую.

2. Предпродажная работа

Предпродажная работа с Дилером осуществляется сотрудниками региональных подразделений ООО «СиэНПи Рус» и Отделом поддержки продаж, результатом которой является выдача согласованного с Дилером, проектной организацией или Заказчиком коммерческого предложения, в котором подробно указан состав насосного оборудования, расчетные параметры и технические особенности (исполнения, материалы и пр.), условия поставки и конечная стоимость реализации.

Для защиты Ваших интересов на потенциальном объекте нами разработана уникальная система Регистрации проектов. Этот пункт также входит в объем предпродажного сотрудничества и осуществляется региональными представительствами с полным контролем.

3. Инструменты сайта для самостоятельной работы

Контакты сотрудников

Программа подбора CNP

Программа подбора установок повышения давления Aikon PBS

Документация CNP Aikon:
Рекламная документация (Обзор производственной программы, буклеты)

Документы (Реквизиты, сертификаты)

Сертификаты Aikon

Прайс – розничная стоимость оборудования.

Товары в пути – информация о будущих поставках оборудования на склад, с возможностью проверки резервирования по заказу.

Наличие на складе – информация об остатках свободного оборудования на наших складах.

Сроки поставки – расчёт сроков поставки оборудования стандартного исполнения CNP и Aikon до центрального склада в г. Челябинск.

Габариты – информация по весогабаритным характеристикам оборудования и его упаковке.

4. Выставление счета

Заказ оборудования производится на основании счета на оплату. При необходимости Вы можете запросить спецификацию через своего менеджера.

Сформированные заявки (ТКП) необходимо присылать в отдел логистики и документооборота по адресу log@cnprussia.ru. Для предварительной технической поддержки просьба обращаться к своему менеджеру.

Запрос должен содержать полную информацию по названию оборудования «CDM1-23FSWPС», данную информацию можно найти в прайсе или товарных остатках.

В запросе Вы можете указать приоритетный для Вашей компании склад для отгрузки, ознакомившись с остатками по складам. Если оборудование свободно на данном складе, резерв и дальнейшая отгрузка производится с него. Если нет уточнений по приоритетам резервирования, право выбора склада остается за сотрудником ООО «СиэНПи Рус».

Просьба обращать внимание на доп.инфо. в счете.

ВАЖНО! Региональный руководитель или сотрудники ТФО должны обязательно быть в копии письма!

5. Оплата счета

При получении счета на оплату, перед переводом денежных средств, Дилер обязан самостоятельно проверить документ на правильность заполнения:

наименования оборудования, артикул;
количество, цена;
ознакомиться со сроками поставки.

Оплата счета является акцептом поставки на условиях в нём отраженных.

Срок действия счета для оплаты 7 календарных дней, по истечении срока необходимо актуализировать информацию.

Счет является оплаченным по факту получения средств на наш расчетный счет. Просьба внимательно отображать назначение платежа с указанием номера счета.

6. Резервирование оборудования и сроки поставки

В доп. инфо в счете указана информация о наличии/примерной дате поступлений/сроках поставки.

Товарные позиции, которые на момент выставления счета находятся по наличию на складах ООО «СиэНПи Рус» или в Будущих поставках, автоматически попадают в резерв на 7 календарных дней.

Заказное нестандартное оборудование передается в заказ только после предоплаты 50% (если не согласовано иное).

Сроки поставок заказного оборудования Вы сможете найти по ссылке.

В Будущих поставках рекомендуем самостоятельно отслеживать информацию по Вашему заказу о поступлении в производство на завод, о резерве товара в пути и об актуальном перемещении, и дате поставки.

Груз из товаров в пути поступает на Центральный склад (Челябинск).

Заказное оборудование поступает на Центральный склад (Челябинск).

Обращаем внимание, что:

Производство и отгрузка шкафов управления осуществляются со склада в Екатеринбурге (наличие на складе в Екатеринбурге).
Производство и отгрузка станций PBS (стандарт) осуществляются со склада в Екатеринбурге (наличие на складе в Есипово).
Производство и отгрузка не стандартных станций PBS и PFFS (г. Челябинск)

7. Условия предоставления сопроводительной тех. документации с грузом

При отгрузке позиций, входящих в складскую программу, в транспортировочную упаковку с оборудованием, изготовитель вкладывает только краткую инструкцию по эксплуатации оборудования без гарантийного талона.

Незаполненные гарантийные талоны направляем только вместе с оригиналами документов в адрес дилера.

Гарантийный талон предусматривает обязанность продавца по его заполнению в момент продажи товара, а именно необходимо указать дату продажи, вписать серийный номер, подписать и поставить печать своей организации. Серийные номера Вы можете найти на фото, которые дилер получает после фактической отправки оборудования или на самом оборудование.

Индивидуальный паспорт на оборудование предоставляется ПО ЗАПРОСУ.

В электронном виде - с указанием номера счета/УПД при запросе через support@cnprussia.ru, только дилеру;

В электронном виде на стандартное - с указанием номера счета/УПД при запросе через log@cnprussia.ru, только дилеру;

В распечатанном виде - только в момент отгрузки при указании в шаблоне на отгрузку, только с оригиналами документов дилеру.

Для шкафов управления и насосных станций прикладываем инструкцию/паспорт без гарантийного талона, пустой гарантийный талон так же направляем с оригиналами документов.

В случае, когда Вы приобретаете оборудование для комплектации станций, Вам необходимо при реализации прикладывать гарантийный талон к каждому насосу (преобразователю и т.д.) в составе данной станции.

В адрес третьих лиц ООО «СИЭНПИ РУС» не направляет паспорта и гарантийные талоны.

8. Отгрузка из г. Челябинск

Если товар по наличию или поступил на склады, необходимо:

Выполнить 100% оплату отгружаемого оборудования. При задолженностях по заказу отгрузка не осуществляется.
В обязательном порядке сообщать информацию о предпочтительных для Вашей компании условиях отгрузки по каждому оплаченному счету в «Отдел логистики и документооборота» (log@cnprussia.ru)

Возможные способы отгрузки:

Отправка товара через ТК до Вашего склада или сразу до конечного получателя.

Необходимо заполнить шаблон, направить в отдел логистики и документооборота (log@cnprussia.ru). Заявку в ТК делать не нужно, мы передаем информацию в ТК самостоятельно. ТК выбирается на Ваше усмотрение (просьба перед выбор ТК ознакомиться с условиями их работы). Транспортировка до терминала ТК по Челябинску производится за счёт ООО "СИЭНПИ РУС".

Шаблон для отгрузки оборудования CNP посредством ТК.

При планировании транспортировки любого оборудования, приобретаемого в ООО «СИЭНПИ РУС», убедительная просьба учитывать, что срок с момента получения информации на отгрузку, до фактической передачи груза на терминал ТК составляет 2-3 дня.
Накладные из транспортной компании и фотографии отгруженных позиций направляются в Ваш адрес на следующий день после фактической сдачи в ТК.

На фото Вы найдете серийные номера. Рекомендуем сохранять фото по получении.

Исключение! Если осуществление отгрузок для Вашей компании происходит по стандартной информации, то заявка на отгрузку может выглядеть следующим образом :

«Просьба отгрузить позиции ……….. по счету №……… по стандартной информации.»

Самовывоз с Центрального склада (Челябинск)

Заявку на самовывоз необходимо направлять за 2-3 дня.

Необходимо заполнить шаблон, направить в отдел логистики и документооборота (log@cnprussia.ru).

Шаблон для отгрузки оборудования CNP на условиях самовывоза.

После обработки заявки сотрудники отдела логистики и документооборота назначают дату самовывоза и инструктируют Вас о дальнейших действиях (мы всегда рассчитываем Ваше время на подбор транспорта)

Для подбора транспорта необходимо воспользоваться инструментом Габариты.

Если не нашли своего оборудования, необходимо запросить данную информацию в момент направления шаблона на отгрузку (log@cnprussia.ru).

Мы готовы осуществить отгрузку по скану доверенности, при условии, что Вы направите оригинал с УПД.

Фотографии отгруженных позиций направляются в Ваш адрес на следующий день после фактической сборки. На фото Вы найдете серийные номера. Рекомендуем сохранять фото по получении.

ВАЖНО! Отгрузка производится ТОЛЬКО при получении заполненного шаблона или предоставления всей информации из шаблона с почты дилера.

(Предоставление скана шаблона с печатью и подписью на Ваше усмотрение, формат шаблона не важен, главное, чтобы была предоставлена вся информация для отгрузки).

Груз необходимо забирать в назначенную дату, если у Вас не получилось, необходимо СОГЛАСОВАТЬ изменения.

9. Отгрузка из Есипово (Московская обл.)

Если товар по наличию или поступил на склады, необходимо:

Выполнить 100% оплату отгружаемого оборудования. При задолженностях по заказу отгрузка не осуществляется.
В обязательном порядке сообщать информацию о предпочтительных для Вашей компании условиях отгрузки по каждому оплаченному счету в «Отдел логистики и документооборота» (log@cnprussia.ru).

Отгрузка со склада в д. Есипово возможна только путем самовывоза!

Заявку на самовывоз необходимо направлять за 2-3 дня.

Необходимо заполнить шаблон и направить на почту: log@cnprussia.ru

Шаблон для отгрузки оборудования CNP на условиях самовывоза.

После оформления забора (через ТК или назначение своей машиной) просьба прислать скриншот заявки в ТК или информацию по машине (ФИО, марка и номер машины)

Транспортировка (забор) от склада в д. Есипово до терминала ТК производится за счёт ООО "СИЭНПИ РУС". Уточняйте у ТК как правильно разделить оплату.

Для подбора транспорта необходимо воспользоваться инструментом Габариты.

Мы готовы осуществить отгрузку по скану доверенности, при условии, что Вы направите оригинал с УПД.

Груз необходимо забирать в назначенную дату, если у Вас не получилось, необходимо СОГЛАСОВАТЬ изменения.

10. Отгрузка из г. Екатеринбург

Если товар по наличию или поступил на склад, необходимо:

Выполнить 100% оплату отгружаемого оборудования. При задолженностях по заказу отгрузка не осуществляется.
В обязательном порядке сообщать информацию о предпочтительных для Вашей компании условиях отгрузки по каждому оплаченному счету в «Отдел логистики и документооборота» (log@cnprussia.ru).

Возможные способы отгрузки:

Отправка товара через ТК до Вашего склада или сразу до конечного получателя.

Необходимо заполнить шаблон, направить в отдел логистики и документооборота (log@cnprussia.ru). Заявку в ТК делать не нужно, мы передаем информацию в ТК самостоятельно. ТК выбирается на Ваше усмотрение (просьба перед выбор ТК ознакомиться с условиями их работы). Транспортировка до терминала ТК по Екатеринбургу производится за счёт ООО "СИЭНПИ РУС".

Шаблон для отгрузки оборудования CNP посредствам ТК.

При планировании транспортировки любого оборудования, приобретаемого в ООО «СИЭНПИ РУС» убедительная просьба учитывать, что срок с момента получения информации на отгрузку, до фактической передачи груза на терминал ТК составляет 2-3 дня.
Накладные из транспортной компании и фотографии отгруженных позиций направляются в Ваш адрес на следующий день после фактической сдачи в ТК.

На фото Вы найдете серийные номера. Рекомендуем сохранять фото по получении.

«Просьба отгрузить позиции ……….. по счету №……… по стандартной информации.»

Самовывоз из г. Екатеринбург

Заявку на самовывоз необходимо направлять за 2-3 дня.

Необходимо заполнить шаблон, направить в отдел логистики и документооборота (log@cnprussia.ru).

Шаблон для отгрузки оборудования CNP на условиях самовывоза.

Для подбора транспорта необходимо воспользоваться инструментом Габариты.

Мы готовы осуществить отгрузку по скану доверенности, при условии, что Вы направите оригинал с УПД.

Груз необходимо забирать в назначенную дату, если у Вас не получилось, необходимо СОГЛАСОВАТЬ изменения

11. Документооборот

После получения отгрузочных документов (УПД) убедительная просьба ответственных со стороны Дилера ПРОВЕРИТЬ реквизиты, позиции, сумму, количество, подписать, поставить печать и выслать скан УПД в течение двух недель по адресу: buh@cnprussia.ru .

В случае выявления каких-либо неточностей или нестандартных условий отгрузки, просим реагировать незамедлительно и сообщать об этом в наш адрес: log@cnprussia.ru.

УПД с одного счета, но с отгрузкой с разных складов, выписывается отдельными документами.

Со склада в Екатеринбурге с грузом не предоставляем оригиналы УПД, направляем почтой дополнительно.

Запросы на акт-сверки направлять на почту buh@cnprussia.ru c указанием:

Вашего ИНН;
Электронной почты кому адресовать;
Способа доставки оригинала.

Запросы на счет-фактуры на аванс в текущем квартале не выставляются!

Запрос по окончанию квартала просьба присылать на почту buh@cnprussia.ru c указанием:

Вашего ИНН;
Электронной почты кому адресовать;
Способа доставки оригинала.

Ответная рассылка будет осуществляться ориентировочно после 10 числа следующего за соответствующим кварталом месяца.

После получения груза, необходимо отправить оригиналы УПД на почтовый ящик: г. Челябинск, а/я 892 Шашкову Л.А.

12. Приемка товара

Первичную проверку отгрузки Вы можете осуществить по полученным фото.

При фактической приемке груза необходимо проверить поставку:

По количеству мест, на предмет внешних повреждений упаковки - при отгрузке Товара (в момент передачи Товара);
На предмет внешних повреждений Товара, по номенклатуре и комплектности - в течение 10 (десяти) рабочих дней с момента получения Товара Покупателем (определяется по дате, указанной в накладной/УПД /ином первичном учетном документе, применяемом для оформления передачи Товара)).

Если в указанные сроки Покупатель не уведомит Поставщика о выявленной недопоставке или о наличии внешних повреждений Товара, либо о несоответствии Товара иным условиям договора, приемка считается оконченной.

13. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПО ТРАНСПОРТНЫМ ПЕРЕВОЗКАМ

Напоминаем вам, что ответственность за сохранность Товара полностью лежит на Перевозчике с момента отгрузки с Центрального склада и прописана в основном Дилерском Договоре.

РЕКОМЕНДУЕМ перед выбором транспортной компании тщательно ознакомиться со всеми условиями работы данной компании и указывать дополнительные требования при заполнении шаблона.

Дилер является Заказчиком, Плательщиком транспортных услуг, а также Выгодоприобретателем по страхованию рисков, связанных с перевозками товара с Центрального склада ООО «СиэНПи Рус» до конечного пункта.

Поэтому все вопросы, связанные с повреждением Товара, порчей и потерей товарного вида, РЕКОМЕНДУЕМ решать с Транспортной компанией незамедлительно!!!